infokemendikbud.com Info Kemendikbud Hayo siapa yang suka bekerja dengan program Excel? Kalau saya sangat suka, karena Excel adalah program yang sangat membantu dalam pekerjaan sehari-hari. Tapi, pernah nggak sih kamu mengalami kesulitan mencari data yang sama dalam sebuah tabel Excel dengan jumlah data yang sangat banyak? Nah, jangan khawatir karena kamu bisa menggunakan rumus VLOOKUP. Yuk, simak cara mencari data yang sama di Excel dengan VLOOKUP untuk memudahkan pekerjaanmu.
Mengenal Fungsi VLOOKUP pada Excel
Jika Anda bekerja dengan data di Excel, maka pasti sudah tidak asing lagi dengan fungsi VLOOKUP. Fungsi ini adalah salah satu fungsi yang paling populer pada Microsoft Excel dan bagian dari serangkaian fungsi lookup dan reference. Fungsi VLOOKUP memungkinkan kita untuk mencari nilai tertentu dalam tabel atau range data tertentu berdasarkan nilai lain yang dimasukkan sebagai acuan. Dalam artikel ini, kita akan membahas cara mencari data yang sama di Excel dengan menggunakan fungsi VLOOKUP.
Fungsi VLOOKUP memiliki empat argumen:
1. Value – Nilai acuan yang Anda cari
2. Table_array – Range data yang digunakan dalam pencarian
3. Col_index_num – Nomor kolom dari range data yang mengandung nilai yang ingin Anda kembalikan
4. Range_lookup – Optional, nilai TRUE or FALSE. Jika Anda memilih nilai TRUE, maka pencarian tidak akan menemukan persis nilai acuan yang sama, melainkan nilai yang paling dekat dengan nilai acuan.
Dalam kasus mencari data yang sama, kita akan menggunakan fungsi VLOOKUP dengan nilai Col_index_num adalah 1, karena kita ingin mengembalikan nilai yang sama dengan nilai acuan. Ulangi, dengan nilai Table_array adalah range data yang ingin Anda cari, dan disertai dengan nama field yang sama dengan cell yang ingin Anda masukkan sebagai nilai acuan.
Contoh: Misalkan kita memiliki tabel berikut:
| Penjualan | Bulan |
|---|---|
| 24500 | Januari |
| 45780 | Februari |
| 35890 | Maret |
Jika kita ingin mencari nilai penjualan berdasarkan bulan, yaitu mencari penjualan untuk bulan Februari, kita dapat menggunakan rumus VLOOKUP sebagai berikut:
=VLOOKUP("Februari", A2:B4, 1, FALSE)
Keterangan:
– “Februari” adalah acuan yang kita cari
– A2:B4 adalah range data
– 1 adalah nomor kolom dari range data, di sini nomor kolom adalah kolom Penjualan
– FALSE menujukkan pencarian harus menghasilkan nilai yang persis sama dengan nilai acuan yang kita cari.
Setelah Anda menjalankan rumus, maka Anda akan mendapatkan hasil penjualan untuk bulan Februari. Anda bisa menggunakan rumus yang sama untuk mencari nilai data yang sama dalam tabel di Excel menggunakan fungsi VLOOKUP.
Langkah Pertama dalam Penggunaan VLOOKUP
Dalam penggunaan VLOOKUP pada Excel, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah memastikan bahwa data yang akan diolah sudah diatur dengan tepat. Hal ini penting agar fungsi VLOOKUP dapat bekerja secara optimal dan menghasilkan hasil yang akurat dan relevan.
Anda perlu memperhatikan beberapa hal penting dalam mengatur data Excel, yaitu:
Membuat Kolom Nama yang Sesuai
Untuk memudahkan pengolahan data dengan VLOOKUP, Anda perlu membuat kolom nama yang sesuai dengan data yang akan diolah. Pastikan nama kolom tersebut jelas dan mudah dipahami. Misalnya, jika data yang akan diolah adalah data penjualan produk, Anda bisa membuat nama kolom seperti nama produk, harga produk, jumlah penjualan, total penjualan, dan sebagainya.
Pastikan Data Tersusun dengan Rapi
Agar data dapat diolah dengan VLOOKUP, pastikan bahwa data tersusun dengan rapi dan teratur. Data yang tidak terurut dalam urutan abjad atau numerik yang tepat dapat membuat pengolahan data menjadi lebih rumit dan membingungkan. Pastikan juga bahwa tidak ada data yang bertabrakan atau tumpang tindih dalam satu kolom.
Hindari Duplikasi Data
Anda perlu memastikan bahwa tidak ada duplikasi data dalam data yang akan diolah dengan VLOOKUP. Duplikasi data dapat mengakibatkan hasil yang dirilis menjadi tidak akurat dan mengganggu analisis data secara keseluruhan.
Pastikan Data Telah Dilengkapi dengan Benar
Sebelum mulai mengolah data dengan VLOOKUP, pastikan bahwa seluruh data telah dilengkapi dengan benar. Pastikan bahwa tidak ada data yang kosong atau tidak lengkap, karena hal ini dapat mengganggu hasil pengolahan data secara keseluruhan.
Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, Anda akan dapat mempersiapkan data secara optimal sehingga dapat diolah dengan VLOOKUP dengan akurat dan efektif.
Langkah Kedua dalam Penggunaan VLOOKUP
Setelah kita mengetahui mengenai rumus VLOOKUP di tahap pertama, langkah kedua ini akan membahas bagaimana cara menggunakan rumus tersebut untuk mencari data yang sama di Excel.
1. Pertama-tama, pastikan kolom yang ingin diisi dengan data yang sama sudah tersedia. Misalnya, kolom A adalah kolom yang sudah terisi dengan data yang ingin dicari, sedangkan kolom B akan diisi dengan data yang sama tersebut berdasarkan kriteria yang diberikan.
2. Aktifkan rumus VLOOKUP dengan mengetikkan rumus tersebut di dalam sel kosong pada kolom B. Rumus VLOOKUP umumnya membutuhkan 4 argumen, yaitu nilai yang ingin dicari, rentang sel yang akan dicari, nomor kolom di sel yang ingin dimasukkan nilainya, serta jenis pencarian yang digunakan.
3. Argumen pertama adalah nilai yang ingin dicari. Pada contoh di atas, kita ingin mencari data yang terdapat pada kolom A, jadi kita perlu menambahkan sel di mana data tersebut berada pada argumen pertama rumus VLOOKUP. Misalnya, jika data yang ingin dicari adalah “Buah Apel” dan data tersebut terdapat pada sel A2, maka argumen pertama rumus VLOOKUP adalah A2.
4. Argumen kedua adalah rentang sel yang akan dicari. Pada contoh di atas, kita ingin mencari data dari seluruh kolom A, sehingga kita perlu menambahkan seluruh rentang kolom A pada argumen kedua rumus VLOOKUP. Misalnya, jika rentang sel yang ingin dicari adalah A2:A6, maka argumen kedua rumus VLOOKUP adalah A2:A6.
5. Argumen ketiga adalah nomor kolom di sel yang ingin dimasukkan nilainya ke dalam kolom B. Pada contoh di atas, kita ingin memasukkan nilai dari kolom A ke dalam kolom B, jadi kita perlu menulis nomor 1 sebagai argumen ketiga rumus VLOOKUP.
6. Argumen keempat adalah jenis pencarian yang digunakan. Pada contoh di atas, kita ingin mencari data yang sama persis dengan nilai yang dicari, jadi kita perlu menambahkan FALSE sebagai argumen keempat rumus VLOOKUP.
7. Setelah semua argumen ditambahkan, tekan Enter pada keyboard untuk menjalankan rumus VLOOKUP. Data yang sama dengan nilai yang dicari akan muncul di kolom B pada baris yang sesuai.
8. Lakukan hal yang sama untuk seluruh data yang ingin dicari. Jika rentang sel yang ingin dicari cukup besar, maka copy rumus VLOOKUP di baris kedua ke seluruh baris di bawahnya untuk mempercepat proses pencarian data yang sama.
Dengan langkah-langkah di atas, kita dapat dengan mudah mencari data yang sama di Excel menggunakan rumus VLOOKUP. Ingatlah untuk menyesuaikan argumen rumus VLOOKUP dengan data dan rentang yang ingin dicari, serta memilih jenis pencarian yang sesuai dengan kebutuhan.
Langkah Terakhir dalam Penggunaan VLOOKUP
Pada tahap awal menggunakan VLOOKUP untuk mencari data yang sama di Excel, kita telah melakukan beberapa hal mulai dari menentukan rentang pencarian, menentukan kolom yang akan menjadi nilai acuan, dan menentukan nilai pencarian. Kemudian, kita juga sudah mengeksekusi rumus VLOOKUP dan memeriksa hasilnya di Excel. Pada bagian akhir ini, kita akan membahas satu langkah terakhir dalam menggunakan VLOOKUP, yaitu memverifikasi hasil pencarian data yang sama pada Excel.
Setelah melakukan pencarian data yang sama di Excel menggunakan rumus VLOOKUP, langkah selanjutnya adalah memverifikasi hasil pencarian tersebut untuk memastikan apakah hasilnya sesuai dengan yang diharapkan atau tidak. Ada dua cara untuk memverifikasi hasil pencarian data yang sama pada Excel dengan VLOOKUP, yaitu:
1. Memeriksa Hasil Pencarian Secara Manual
Cara pertama adalah dengan memeriksa hasil pencarian secara manual. Kita melakukan ini dengan mencocokkan nilai acuan dengan nilai yang ditemukan pada kolom yang telah kita tentukan. Misalnya, jika kita mencari nilai “55” pada kolom B, maka kita harus memastikan bahwa nilai yang ditemukan pada kolom C adalah “Lima Lima”. Jika nilai yang ditemukan tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka kita perlu memeriksa kembali rumus VLOOKUP yang digunakan untuk melakukan pencarian data pada Excel.
2. Menggunakan Fungsi IFERROR pada Excel
Cara kedua untuk memeriksa hasil pencarian data yang sama pada Excel dengan VLOOKUP adalah dengan menggunakan fungsi IFERROR pada Excel. Fungsi ini akan menampilkan pesan kesalahan jika nilai yang dicari tidak ditemukan pada kolom yang telah ditentukan. Dengan menggunakan fungsi ini, kita dapat memastikan bahwa hasil pencarian data pada Excel menggunakan rumus VLOOKUP sudah benar dan tidak ada kesalahan pada rumusnya.
Untuk menggunakan fungsi IFERROR pada Excel, kita hanya perlu menambahkannya pada rumus VLOOKUP yang kita gunakan untuk melakukan pencarian data pada Excel. Berikut adalah contoh penggunaan rumus VLOOKUP dan fungsi IFERROR pada Excel:
=IFERROR(VLOOKUP(A1,B:C,2,FALSE), “Data Tidak Ditemukan.”)
Pada contoh rumus VLOOKUP di atas, kita menambahkan fungsi IFERROR pada awal rumus. Fungsi IFERROR akan menampilkan pesan “Data Tidak Ditemukan.” jika nilai yang dicari tidak ditemukan pada kolom B. Dengan demikian, jika hasil pencarian data tidak sesuai dengan yang diharapkan, kita dapat dengan mudah mengetahui bahwa data tersebut tidak ditemukan pada kolom yang telah ditentukan.
Dalam menggunakan VLOOKUP untuk mencari data yang sama di Excel, memverifikasi hasil pencarian data tersebut merupakan langkah yang sangat penting agar kita dapat memastikan bahwa hasilnya sudah benar dan sesuai dengan yang kita harapkan. Dengan memeriksa hasil pencarian secara manual atau menggunakan fungsi IFERROR pada Excel, kita dengan mudah dapat memverifikasi hasil pencarian data pada Excel dengan VLOOKUP.
Mengapa Terjadi Kesalahan dalam Pencarian Data yang Sama pada Excel dengan VLOOKUP
Sebelum membahas metode untuk memperbaiki kesalahan dalam pencarian data yang sama pada Excel dengan VLOOKUP, perlu dipahami terlebih dahulu mengapa kesalahan tersebut terjadi. Biasanya kesalahan terjadi karena kesalahan dalam mengisi formula VLOOKUP di Excel. Contohnya, salah memasukkan range pencarian, atau salah memasukkan nilai index kolom yang diinginkan.
Memeriksa Formula VLOOKUP Secara Sistematis
Agar tidak terjadi kesalahan dalam pencarian data yang sama pada Excel dengan VLOOKUP, sebaiknya memeriksa ketelitian dalam mengisi formula. Ada beberapa Cara untuk memeriksa formula VLOOKUP, antara lain:
- Melihat kembali Data yang Dicari
Anda bisa memeriksa kembali data yang dicari dan memastikan apakah benar-benar sama dengan data yang ingin dicari. Ini adalah hal yang paling sederhana namun sering kali diabaikan. Beberapa orang mungkin salah memasukkan data dengan huruf yang berbeda, atau penulisan dengan huruf besar atau kecil.
- Melihat Range Pencarian
Jika data tidak ditemukan meskipun seharusnya sudah ada pada range pencarian, Anda harus memeriksa kembali range pencarian yang telah dimasukkan. Pastikan bahwa range pencarian yang dimasukkan itu benar dan sesuai. Range pencarian tersebut harus seakurat mungkin dengan letak data yang ingin dicari.
- Melihat Index Kolom
Anda juga harus memeriksa index kolom yang dimasukkan. Pastikan bahwa index kolom yang kita masukkan sesuai dengan tempat data yang kita cari, dan bukan index kolom yang lain.
Dengan melakukan ketiga cara di atas, kesalahan dalam pencarian data yang sama pada Excel dengan VLOOKUP akan lebih mudah diperbaiki dan Anda dapat mendapatkan hasil yang lebih akurat.
Menggunakan Fitur Error Checking pada Excel
Excel mempunyai fitur Error Checking yang bertujuan untuk mendeteksi kesalahan-kesalahan dalam rumus yang dipakai pada cell. Cara menggunakan fitur ini sangat mudah. Caranya adalah sebagai berikut:
- Merubah Jenis Error Checking
Buka Formula Tab di Microsoft Excel dan klik pada Error Checking. Pada menu Error Checking, maka Anda bisa memilih jenis Error Checking, yaitu Error Checking dan Trace Errors. Error Checking akan menampilkan pesan kesalahan sedangkan Trace Errors memberikan informasi lengkap tentang kesalahan beserta cara memperbaikinya.
- Mencari Kesalahan dan Memperbaikinya
Jika ketiganya tetap tidak berhasil, maka bisa memakai fitur Error Checking pada Microsoft Excel, dengan klik Error Checking dan juga Trace Precedents. Klik cell yang berisi formula tersebut dan file akan memberi tahu kita kesalahan-kesalahan yang terdapat dalam error pada cell tersebut.
- Edit Rumus Pada Cell
Edit rumus pada cell yang mempunyai error tersebut dan memperbaiki formula-nya. Setelah dirasa sudah sesuai dan benar, simpan perubahan tersebut dan coba lagi formula VLOOKUP pada Excel dengan data yang sama.
Dengan memakai fitur Error Checking pada Excel, kesalahan-kesalahan dalam formula VLOOKUP akan lebih mudah dideteksi dan diperbaiki.
Kesimpulan
Mencari data yang sama menggunakan VLOOKUP pada Excel sangat berguna. Namun, kesalahan dalam pencarian data yang sama pada Excel dengan VLOOKUP bisa terjadi karena beberapa faktor, seperti ketelitian dalam mengisi formula. Jangan lupa untuk memperiksa kembali rumus yang telah dibuat agar sesuai dengan data yang ingin dicari. Jika terjadi kesalahan, maka gunakan fitur Error Checking pada Excel untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan tersebut.
